Help & veelgestelde vragen

DW Vastgoedservices is een Nederlandse SaaS-tool die de servicekosten-administratie voor verhuurders en beheerders automatiseert. Je voert per pand de werkelijke kosten in (gas, water, schoonmaak, etc.), de tool verdeelt die over je huurders volgens de gekozen verdeelmethode, en genereert wettelijk kloppende afrekenings-PDF's die je per e-mail kunt versturen. Daarnaast houdt de tool je beheerkosten-facturen bij voor klanten die je portfolio beheert.

• Particuliere verhuurders met enkele panden die hun eigen administratie willen doen.
• Professionele beheerdersdie voor meerdere eigenaren (BV's, maatschappen, particulieren) panden beheren.
• Familie-portfoliosen kleine vastgoed-BV's.

Bij je eerste login krijg je deze keuze. Kies direct-eigenaar als je zelf eigenaar bent van het vastgoed en geen aparte juridische entiteit-laag nodig hebt. Kies beheerder als je voor anderen panden beheert en die eigenaren in de tool zichtbaar moeten zijn (incl. eigen review-rechten en facturen). Je kunt achteraf wisselen via Instellingen → Geavanceerd.

1. Bedrijfsprofiel — minimaal je organisatienaam (komt op elke PDF). Vul ook KvK, IBAN en adres in als je facturen wilt versturen.
2. Eerste pand — alleen het adres is verplicht. De rest (type pand, eenheden, meters) vul je daarna op de configuratie-pagina.
3. Huurder(s) — naam, contractperiode, voorschot per maand. Zonder deze drie kan de tool geen afrekening maken.

Verhuurders zijn verplicht om jaarlijks de werkelijke servicekosten af te rekenen met huurders (BW 7:259). Vanaf 1 januari 2027 geldt een aangepaste regeling (Stb. 2026/70) met striktere transparantie- eisen. De tool detecteert automatisch welk regime van toepassing is op het werkjaar dat je administreert.

• In opbouw — de invoer is nog niet compleet. Blockers staan in het dossier.
• Wacht op akkoord — eigenaar moet nog beslissen (alleen bij beheerder-modus + entity-owners).
• Reviewklaar / Klaar om te versturen — alles is ingevuld, je kunt definitief maken.
• Definitief — snapshot is bevroren, PDF kan verzonden worden.
• Verzonden — e-mail is verstuurd, herinnerings- cyclus start.
• Eigenaar-afgewezen — terug naar correctie-fase.

Definitief maken bevriest de complete berekening voor het pand-dossier — alle huurders van dat pand worden tegelijkertijd vastgezet. De snapshot is juridisch bindend onder BW 7:259 en kan niet meer gewijzigd worden. Bij correcties moet je een nieuwe versie maken (de tool ondersteunt dit). Daarom toont de tool een bevestigingsdialoog vóór de actie.

Open de huurder-afrekening, scroll naar “Betaalherinnering”. De tool houdt een standaard-cadans aan van 14 dagen tussen herinneringen (best practice). Na 3 onbeantwoorde herinneringen kun je overwegen een formele aanmaning te sturen of een incasso- traject te starten. De tool registreert elke verzonden herinnering voor je administratie.

Genereer de PDF lokaal (Download concept-PDF op het dossier) en stuur die per post of overhandig 'm persoonlijk. Markeer daarna handmatig “verzonden” in de huurder-cockpit; de herinnerings-flow werkt dan vanaf die datum.

Een blocker is een ontbrekend gegeven dat de tool tegenhoudt om een correcte afrekening te genereren — bijvoorbeeld een ontbrekend voorschotbedrag, geen unit-koppeling, of een lege verdeelmethode voor een categorie. Het dossier laat alle blockers zien met directe doorklikken naar de juiste invoer-velden.

Beheerkosten zijn de kosten die jij als professionele beheerder doorbelast aan de eigenaar van de panden. De tool ondersteunt verschillende tarief-structuren (vast bedrag per maand, percentage van huur, prestatie-gericht) en genereert per kwartaal of jaar een factuur die de eigenaar via z'n eigen portaal (of via e-mail) ontvangt.

• Vast bedrag per pand — gemakkelijkste model.
• Vast bedrag voor entiteit — ongeacht aantal panden.
• Percentage van bruto huur — variabel mee met huur-inkomsten.
• Afrekening-toeslag — extra bedrag per definitief gemaakte servicekosten-afrekening.

Stel een tarief in op /beheerkosten → Tarieven (per entiteit). De tool genereert automatisch elke periode een concept-factuur. Open de factuur, controleer, en klik “Versturen” om hem naar de eigenaar te mailen. Een PDF wordt automatisch bijgevoegd conform art. 35a Wet OB (BTW-eisen).

Ga naar /entiteiten, open de entiteit, klik “Eigenaar toevoegen”. Vul het e-mailadres in; de eigenaar krijgt een uitnodigingsmail met een veilige token-link. Na het aanmaken van een wachtwoord ziet de eigenaar zijn overzicht op /eigenaar.

• Per entiteit een overzicht van panden, huurders en saldi.
• Servicekosten-afrekeningen die definitief zijn gemaakt — als PDF downloadbaar.
• Beheerkosten-facturen die hij van jou ontvangt, met betaal-status.
• Pending reviews — afrekeningen die wachten op zijn akkoord (alleen bij entiteiten met review-flow aan).

Bij entiteiten met meerdere eigenaren kun je één van hen aanwijzen als hoofdeigenaar. Die mag namens iedereen review-beslissingen nemen. Anders moet je per huurder of per pand expliciet de review-bevoegdheden instellen.

Toggle “Eigenaar regelt zelf” aan op pand- of huurder- niveau. De afrekening en bijbehorende factuur verloopt dan via de eigenaar zelf in plaats van via jou als beheerder. Per werkjaar kun je dit instellen — handig als een eigenaar een jaar wel en een jaar niet wil.

Op de homepage zie je de actuele tariefstructuur. Standaard zijn er 4 tiers (Starter / Plus / Pro / Schaalbaar) met oplopende limieten op aantal panden, entiteiten en huurders. Upgraden kan elk moment via /abonnement.

Je kunt geen nieuwe panden, entiteiten of huurders toevoegen zolang je boven de tier-cap zit. Bestaande data blijft werken; je kunt downgraden door overtollige items te archiveren of verwijderen.

Ja, maandelijks. Je behoudt toegang tot je administratie tot het eind van de betaalde periode. Na opzegging verwijderen we persoonsgegevens binnen 30 dagen (uitgezonderd data die onder de 7-jarige fiscale bewaarplicht valt). Je kunt vooraf je hele administratie exporteren als JSON-bestand (/profiel → Download mijn data).

In een PostgreSQL-database bij Supabase (regio Frankfurt). De tool draait op Vercel (EU-regio). E-mailbezorging via Resend. Alle sub-verwerkers staan in de privacyverklaring.

Database-level via Row-Level-Security (RLS-policies). Een klant ziet alleen z'n eigen rijen. Eigenaars krijgen alleen toegang tot de panden waar ze als eigenaar staan geregistreerd. De RLS- policies zitten in de Supabase-migrations en zijn open in te zien in onze GitHub-repository.

Ga naar /profiel → “Download mijn data (JSON)”. Je krijgt een complete export van alle tabellen die jouw account bevat: account-info, bedrijfsprofiel, entiteiten, panden, huurders, afrekeningen, facturen, audit-logs. Machine-leesbaar zodat je het in een ander systeem kunt importeren.

Wij volgen de meldplicht datalekken (AVG art. 33-34). Bij een ernstig incident melden we dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren we getroffen klanten direct per e-mail.