Help & veelgestelde vragen

DW Vastgoedservices is een Nederlands platform voor compleet vastgoedbeheer. Je beheert je portefeuille (panden, huurders, eigenaren en huurovereenkomsten), de financiën (huur, bank, incasso en indexering), onderhoud en inspecties, de servicekosten-jaarafrekening volgens BW 7:259, en de afrekening met eigenaren (beheervergoeding en uitkeringen). Eigenaren en huurders krijgen hun eigen portaal in jouw huisstijl. Je werkt zelf in de software; wil je het uitzoekwerk van de servicekosten uit handen geven, dan komt de DW-Service bovenop je abonnement.

• Particuliere verhuurders met enkele panden die hun eigen administratie willen doen.
• Professionele beheerdersdie voor meerdere eigenaren (BV's, maatschappen, particulieren) panden beheren.
• Familie-portefeuillesen kleine vastgoed-BV's.

Die keuze stel je in via Instellingen → Bedrijfsprofiel → Type account. Kies Eigen vastgoed als je zelf eigenaar bent en geen aparte eigenaren-laag nodig hebt. Kies Beheerder voor anderen als je voor eigenaren beheert en zij hun eigen portaal moeten krijgen (met akkoord op afrekeningen, uitkeringen en facturen). Wisselen kan op elk moment.

De inrichting verzorgen wij als onboarding-service — je hoeft zelf niets te importeren. Wat we van je nodig hebben:

1. Bedrijfsgegevens — organisatienaam (komt op elke PDF), en KvK, IBAN en adres als je facturen wilt versturen.
2. Panden en eenheden — adressen en de indeling per pand.
3. Huurders — naam, contractperiode en voorschot per maand.

Daarna kun je zelf alles aanvullen of wijzigen — de inrichting is een startpunt, geen keurslijf.

Verhuurders zijn verplicht om jaarlijks de werkelijke servicekosten af te rekenen met huurders (BW 7:259). Vanaf 1 januari 2027 geldt een aangepaste regeling (Stb. 2026/70) met striktere transparantie-eisen. Het platform past per werkjaar automatisch de regels toe die voor dat jaar gelden.

Dezelfde acht fasen als bovenaan je werkbank Afrekeningen:

• In opbouw — de invoer is nog niet compleet. Wat nog ontbreekt, staat in het dossier.
• Wacht op configuratie — de servicekosten-inrichting van het pand moet nog worden afgerond.
• Klaar voor definitief — alles is ingevuld; je kunt de afrekening definitief maken.
• Wacht op eigenaar — de eigenaar moet de afrekening nog goedkeuren (alleen als je voor eigenaren beheert en die het akkoord geven).
• Afgewezen — de eigenaar keurde de afrekening niet goed; je past hem aan en maakt hem opnieuw definitief.
• Klaar om te versturen — definitief én goedgekeurd; nu kan de PDF naar de huurder.
• Verzonden — de afrekening is verstuurd; het saldo moet nog worden verrekend (bijbetalen of terugkrijgen).
• Afgerond — de verrekening is rond.

Definitief maken bevriest de complete berekening in een vaste momentopname. Dat kan per huurder, of voor alle huurders van het pand tegelijk. De vastgezette afrekening is juridisch bindend onder BW 7:259. Correcties kunnen wél: je zet de afrekening per huurder terug naar concept en maakt daarna een gecorrigeerde versie; het platform legt de wijziging vast. Daarom vraagt het platform eerst om een bevestiging.

Open de huurder-afrekening, scroll naar “Betaalherinnering”. Het platform houdt standaard 14 dagen aan tussen twee herinneringen. Na 3 onbeantwoorde herinneringen kun je overwegen een formele aanmaning te sturen of een incassotraject te starten. Elke verzonden herinnering wordt vastgelegd voor je administratie.

Genereer de PDF lokaal (Download concept-PDF op het dossier) en stuur die per post of overhandig hem persoonlijk. Markeer daarna handmatig “verzonden” bij de huurder; de herinneringen tellen dan vanaf die datum.

Er ontbreekt nog een gegeven dat nodig is voor een correcte afrekening — bijvoorbeeld een voorschotbedrag, de eenheid van de huurder, of een verdeelsleutel voor een categorie. Het dossier laat zien wat er nog ontbreekt, met een link naar de plek waar je het invult.

De beheervergoeding is wat jij als professionele beheerder doorbelast aan de eigenaar van de panden. Het platform kent verschillende tariefstructuren (percentage van de huur of servicekosten, plus onbeperkt eigen extra regels) en genereert per periode een factuur als nette vastlegging; de vergoeding wordt verrekend met de eigenaar-uitkering.

• Vast bedrag per pand — gemakkelijkste model.
• Vast bedrag voor entiteit — ongeacht aantal panden.
• Percentage van de kale huur — variabel mee met huur-inkomsten.
• Percentage van huur plus servicekosten-voorschot — percentage over het volledige maandbedrag.
• Eigen extra regels — onbeperkt aan te vullen met een vast bedrag per entiteit of per pand, of een bedrag per huurder.

Stel per entiteit een tarief in onder Beheervergoeding. Het platform maakt elke periode automatisch een concept; de vergoeding wordt verrekend met de eigenaar-uitkering, en je houdt per periode een factuur als vastlegging (PDF conform art. 35a Wet OB).

Ga in je omgeving naar Entiteiten, open de entiteit en klik “Eigenaar toevoegen”. Vul het e-mailadres in; de eigenaar krijgt een uitnodigingsmail met een persoonlijke, veilige link. Na het aanmaken van een wachtwoord ziet de eigenaar zijn eigen eigenaar-portaal.

• Per entiteit een overzicht van panden, huurders en saldi.
• Servicekosten-afrekeningen die definitief zijn gemaakt — als PDF downloadbaar.
• Beheervergoeding-facturen die hij van jou ontvangt, en of ze betaald zijn.
• Afrekeningen die op zijn akkoord wachten (alleen bij entiteiten waar de eigenaar afrekeningen goedkeurt).

Bij entiteiten met meerdere eigenaren kun je één van hen aanwijzen als hoofdeigenaar. Die mag namens iedereen afrekeningen goedkeuren of afwijzen. Anders stel je per huurder of per pand in wie dat mag.

Zet de schakelaar “Eigenaar regelt zelf” aan op entiteit-, pand- of huurder-niveau. De afrekening verloopt dan via de eigenaar zelf in plaats van via jou als beheerder. Je stelt dit per pand of per huurder in; wijzigen kan op elk moment.

Op de tarieven-pagina zie je de actuele tariefstructuur: meerdere staffels op portefeuille-omvang (gemeten in huurovereenkomsten). Een grotere staffel kies je op elk moment via Instellingen → Abonnement.

Ja. Wij zetten de kosten klaar in jouw eigen omgeving, en daar maak jij de afrekening definitief en verstuur je hem zelf. Die omgeving is het platform-abonnement; dat heb je dus altijd nodig en het zit niet in de prijs van de service. De service vraag je aan vanuit de werkbank Afrekeningen of via contact.

De staffel gaat alleen over het aantal actieve huurovereenkomsten. Panden en entiteiten zijn op elk betaald pakket onbeperkt. Zit je aan het maximum van je staffel, dan kun je geen nieuwe huurovereenkomst toevoegen tot je een staffel omhoog gaat. Bestaande gegevens blijven gewoon werken; naar een kleinere staffel gaan kan door afgelopen huurovereenkomsten af te sluiten.

Ja, maandelijks. Je behoudt toegang tot je administratie tot het eind van de betaalde periode. Na beëindiging heb je 30 dagen de tijd om je data te exporteren; daarna verwijderen we persoonsgegevens (uitgezonderd data die onder de 7-jarige fiscale bewaarplicht valt). Je kunt je hele administratie in één bestand downloaden (Instellingen → Bedrijfsprofiel → Download mijn data).

In een PostgreSQL-database bij Supabase (regio Frankfurt). Het platform draait op Vercel (EU-regio). E-mailbezorging via Resend. Alle subverwerkers staan in de subverwerkerslijst.

Toegang is op databaseniveau afgeschermd: elke klant ziet uitsluitend zijn eigen gegevens, en eigenaren zien alleen de panden waaraan ze gekoppeld zijn. Technische documentatie over deze toegangsregels is op verzoek beschikbaar.

Ga naar Instellingen → Bedrijfsprofiel → “Download mijn data”. Je krijgt een complete export van alles wat in jouw account staat: accountgegevens, bedrijfsprofiel, entiteiten, panden, huurders, afrekeningen, facturen en de activiteitenlog. Het bestand is machineleesbaar, zodat je het in een ander systeem kunt inlezen.

Wij volgen de meldplicht datalekken (AVG art. 33-34). Bij een ernstig incident melden we dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren we getroffen klanten meteen per e-mail.