Juridisch
Privacyverklaring
Deze verklaring beschrijft hoe DW Vastgoedservices met persoonsgegevens omgaat. Laatste wijziging: 20 juli 2026.
1. Wie zijn wij
DW Vastgoedservices levert software voor vastgoedbeheer: huuradministratie, servicekosten, onderhoud, bankverwerking en eigenaar- en huurderportalen. Vragen over privacy: privacy@dwvastgoedservices.nl.
2. Twee rollen: verantwoordelijke en verwerker
Voor een goed begrip van deze verklaring is één onderscheid essentieel:
- Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van onze eigen klanten en websitebezoekers: accountgegevens, facturatie, support en de beveiliging van het platform. Daarover gaat deze verklaring.
- Wij zijn verwerker voor de gegevens die een vastgoedbeheerder of eigenaar in het platform invoert over huurders, eigenaren en leveranciers (namen, adressen, contracten, betalingen, afrekeningen, meterstanden en verbruik per eenheid). De beheerder is daarvoor de verwerkingsverantwoordelijke; wij verwerken die gegevens uitsluitend in diens opdracht, onder de verwerkersovereenkomst.
Ben je huurder of eigenaar en heb je vragen over jouw gegevens in een portaal? Neem dan eerst contact op met je beheerder — die is verantwoordelijk voor die gegevens. Kom je er samen niet uit, dan helpen wij uiteraard mee.
3. Welke gegevens, met welk doel en op welke grond
| Doel | Gegevens | Rechtsgrond |
|---|---|---|
| Account aanmaken, inloggen en tweestapsverificatie | Naam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld), 2FA-gegevens | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) |
| Abonnement, facturatie en incasso | Bedrijfsnaam, KvK-nummer, adres, IBAN, btw-nummer, betaalhistorie | Uitvoering van de overeenkomst en wettelijke (fiscale) verplichting (art. 6 lid 1 sub b en c AVG) |
| Bankkoppeling en het verwerken van banktransacties | IBAN's, transactiegegevens van de rekeningen die je zelf koppelt | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) |
| Support en dienstverleningsberichten | Naam, e-mailadres, inhoud van je bericht | Uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub b en f AVG) |
| Beveiliging, misbruikpreventie en foutdiagnose | IP-adres, browsergegevens, sessietokens, technische logbestanden | Gerechtvaardigd belang: een veilig en werkend platform (art. 6 lid 1 sub f AVG) |
| Demo-aanvragen en contact via de website | Naam, e-mailadres, organisatie, inhoud van je aanvraag | Gerechtvaardigd belang / precontractuele fase (art. 6 lid 1 sub b en f AVG) |
Wij verkopen geen persoonsgegevens, gebruiken ze niet voor advertenties en doen niet aan profilering of geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen.
4. Bankkoppeling
Koppel je een bankrekening, dan verloopt de toegang via Isabel NV/SA (Ponto), een vergunninghoudende instelling onder PSD2. Wij ontvangen uitsluitend de rekening- en transactiegegevens van de rekeningen die je zelf koppelt, en gebruiken die alleen om betalingen te herkennen en af te letteren binnen jouw administratie. Wij hebben nooit toegang tot je internetbankieren of je bankinloggegevens.
5. Bewaartermijnen
| Categorie | Bewaartermijn |
|---|---|
| Facturen, afrekeningen en overige bedrijfsadministratie | 7 jaar (fiscale bewaarplicht, art. 52 AWR) |
| Accountgegevens en platformdata | Zolang het abonnement loopt; binnen 30 dagen na beëindiging verwijderd of geanonimiseerd, met uitzondering van administratie onder de bewaarplicht |
| Technische logbestanden (beveiliging, foutdiagnose) | Maximaal 30 dagen |
| Demo- en contactaanvragen die niet tot een overeenkomst leiden | Maximaal 12 maanden na het laatste contact |
6. Subverwerkers en andere ontvangers
Wij schakelen een klein aantal subverwerkers in, allemaal onder een verwerkersovereenkomst en met opslag binnen de EU waar dat kan:
- Supabase Inc. — Database, authenticatie en documentopslag (de kern van het platform). Gegevensregio: EU — AWS Frankfurt (eu-central-1), inclusief back-ups.
- Vercel Inc. — Hosting en uitlevering van de applicatie. Gegevensregio: EU — functies in Frankfurt (fra1); CDN wereldwijd.
- Resend Inc. — Verzending van transactionele e-mail (afrekeningen, herinneringen, uitnodigingen). Gegevensregio: Verzending vanuit EU (Ierland); logs/metadata in de VS onder EU-modelclausules (SCC's).
- Anthropic PBC — Automatische tekstextractie uit geüploade facturen, en de ingebouwde hulp-assistent (alleen de vraag die de gebruiker typt en de functielijst van het platform; geen klantgegevens uit de database). API-verkeer; geen training op klantdata conform de commerciële voorwaarden. Gegevensregio: VS/wereldwijd onder EU-modelclausules (SCC's).
- ActiveCampaign, LLC (Postmark) — Ontvangst van inkomende e-mail op de pand- en DW-adressen (facturen en bijlagen voor de servicekosten) en doorgifte aan het platform. Gegevensregio: Verwerking in de VS onder EU-modelclausules (SCC's); de ontvangen stukken staan daarna in de EU (Supabase, Frankfurt).
- Google Cloud EMEA Ltd. (Google Workspace) — Zakelijke mailbox van DW (info@ en de andere @dwvastgoedservices.nl-adressen): antwoorden van huurders, eigenaren en klanten op platformmails, afmeldingen en correspondentie met de DW-Service. Gegevensregio: Opslag in datacenters van Google, ook buiten de EU, onder EU-modelclausules (SCC's) en het EU-VS Data Privacy Framework.
Daarnaast werken wij met partijen die zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn (geen subverwerkers):
- Mollie B.V. — Betaalverwerking van het platform-abonnement (vergunninghoudende betaalinstelling).
- Isabel NV/SA (Ponto) — Bankkoppeling (PSD2-rekeninginformatie) — alleen bij gebruik van de bankkoppeling-module.
Het actuele register met vestigingsland en verwerkerslocatie per partij staat op /subverwerkers. Wijzigingen in deze lijst kondigen we vooraf aan bij accounthouders.
7. Doorgifte buiten de EER
Het platform en de database draaien in de EU (regio Frankfurt). Voor zover een subverwerker gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt (bijvoorbeeld e-maillogs, onze zakelijke mailbox of factuur-tekstextractie in de Verenigde Staten), gebeurt dat op basis van de EU-modelcontractbepalingen (SCC's) en waar van toepassing het EU-VS Data Privacy Framework, met aanvullende maatregelen zoals versleuteling en dataminimalisatie.
8. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen (art. 32 AVG), waaronder: versleutelde verbindingen (TLS), versleutelde opslag, strikte toegangsscheiding per klantomgeving (row level security), tweestapsverificatie, dagelijkse back-ups binnen de EU en een audit-logboek van significante wijzigingen in de administratie. Vermoed je een beveiligingsprobleem? Meld het direct via privacy@dwvastgoedservices.nl. Bij een datalek met risico voor betrokkenen melden wij dat conform art. 33 en 34 AVG aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan de getroffen klanten.
9. Jouw rechten als betrokkene
Onder de AVG heb je recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van je gegevens en bezwaar tegen verwerkingen op grond van gerechtvaardigd belang. Stuur je verzoek naar privacy@dwvastgoedservices.nl; wij reageren binnen 30 dagen. Ter verificatie kunnen we je vragen je identiteit aan te tonen.
Betreft je verzoek gegevens die een beheerder over jou heeft ingevoerd (bijvoorbeeld als huurder), dan sturen we het door naar die beheerder en ondersteunen we de afhandeling — het platform heeft daarvoor ingebouwde inzage-export en anonimisering.
Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
10. Cookies
Wij gebruiken uitsluitend functionele cookies die nodig zijn om het platform te laten werken: een sessietoken voor inloggen, beveiligingscookies rond de bankkoppeling en voorkeuren zoals je gekozen werkjaar. Er zijn geen tracking-, analyse- of marketingcookies en er worden geen gegevens met advertentienetwerken gedeeld. Daarom zie je bij ons ook geen cookiebanner — die is alleen verplicht voor niet-functionele cookies.
11. Wijzigingen
Wij kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe functionaliteit of gewijzigde regelgeving. Materiële wijzigingen kondigen we per e-mail aan bij accounthouders. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met bovenaan de datum van de laatste wijziging.
Vragen over deze verklaring of over je gegevens? privacy@dwvastgoedservices.nl — zie ook de algemene voorwaarden, de SLA en de verwerkersovereenkomst.